Een IS09001-certificering voor CortoClinics
CortoClinics heeft dit jaar het ISO9001-keurmerk gekregen. Marianne de Wit is manager zorg bij CortoClinics. Samen met Adriaan Jongepier had zij de verantwoordelijkheid voor het traject naar de ISO-certificering. Marianne: ‘In het verleden was ISO een abstract begrip voor me. Ik zag het vooral veel op vrachtwagens staan. Maar nu heb ik aan den lijve ondervonden wat zo’n keurmerk betekent voor een organisatie.’
Wat is een ISO-certificering precies?
Een ISO-certificering is een kwaliteitskeurmerk dat aangeeft dat binnen een organisatie alle procedures op papier staan, en dat alles op orde is. Zo legde CortoClinics de protocollen vast voor alle mogelijke procedures, van eerste bezoek tot het einde van het contact met de cliënt. Dat geldt dat niet alleen voor het contact met cliënten, maar voor alle niveaus in de organisatie: van polikliniek tot aan de directie.
Een ISO-keurmerk is ook een verbetersysteem. Want ook na het behalen ervan blijf je voortdurend kritisch naar je organisatie kijken. Je kijkt steeds wat er beter kan en past werkprocessen aan op basis van wat je in de praktijk tegenkomt. We doen dat met het hele team. Iedereen kan bijvoorbeeld een VIM-melding maken: een melding waarin je aangeeft dat iets veiliger kan. Merk je bijvoorbeeld een kapot dopje op, dan meld je dat. Zulke meldingen en verbeterpunten leggen we ook vast in een digitaal systeem: E-Quse. Op die manier kan iedereen zien of iets een structureel probleem is. Gaat zo’n dopje nou vaker stuk, dan zoeken we een oplossing om dat in de toekomst te voorkomen.
Eén keer per maand hebben we managementoverleg, daar komen dit soort zaken naar voren. We bespreken of we VIM-meldingen hebben gehad en wat we daarmee kunnen doen, maar ook wat we ervan kunnen leren. Zijn het complexere problemen, kunnen we een verbeterproject starten. En omdat het vast wordt gelegd, waarborgen we de kwaliteit van ons orthopedisch centrum.
Besloot CortoClinics zelf een ISO-keurmerk aan te vragen?
Ja, het is niet verplicht om dit keurmerk te hebben. Manager Adriaan Jongepier zegt hierover: “We willen onze cliënten op een veilige en gecontroleerde manier kunnen behandelen. Dat willen we ook achteraf kunnen toetsen. Dat is de aanleiding geweest om voor een kwaliteitssysteem te kiezen. We hadden daarvoor verschillende opties, maar hebben gekozen voor ISO-9001 omdat dit keurmerk internationale erkenning heeft. Vos Adviesgroep heeft ons geholpen om het traject op te starten. Marianne de Wit heeft als kwaliteitsmedewerker het traject met deze adviesgroep vormgegeven.”
Hoe verloopt zo’n traject?
Je zorgt eerst dat je aan alle voorwaarden voldoet, daarna vraag je een audit aan. In ons geval kwam er iemand van firma Dekra. Zij interviewden medewerkers uit alle lagen van de organisatie en keken of we bijbehorende documenten ‘geborgen hadden’. Ze controleerden dus of we daadwerkelijk doen wat we zeggen. Toen bleek dat alles op orde is kregen we het certificaat. Het hele proces, van het moment dat we besloten een ISO-9001 certificaat wilden halen tot de daadwerkelijke certificering, kostte ongeveer 1,5 jaar.
Wat betekent deze certificering voor CortoClinics?
“Het is een kwaliteitskeurmerk. Daarmee laten we de buitenwereld zien dat we niet ‘alleen maar’ heupen en knieën behandelen: we hebben oog voor het hele proces en zoeken continu naar hoe het beter kan. We zijn kritisch op ons eigen handelen, want we willen gewoon het allerbeste voor de cliënt!
Ik ben er supertrots op dat we het certificaat gehaald hebben. Ik heb er heel veel van geleerd, er kwam ontzettend veel bij kijken. Je merkt zo’n proces je dwingt continu dingen onder de loep te houden. Het triggert je om steeds scherp te blijven op wat beter kan. Op die manier verval je niet in ‘zo doen we het nu eenmaal’. Iedereen is medeverantwoordelijk voor de kwaliteit, dat geeft weer een nieuwe impuls aan de saamhorigheid in het team.”
Hoe lang is het certificaat geldig?
Het is 3 jaar geldig, maar je krijgt jaarlijks een audit, als een soort tussen-evaluatie en controle. Daarbij krijg je ook tips om te blijven verbeteren. Na die 3 jaar wordt de certificering opnieuw beoordeeld door middel van een grote audit. Als alles dan in orde is, wordt de certificering verlengd en daar gaan we natuurlijk voor!
